برنامج مشتريات المقاولات في السعوديةمن طلب الشراء إلى المطابقة الثلاثية

التكلفة الفعلية لا تخبرك إلا بما فُوتر أصلاً، وهو ما قد يتأخر عن الموقف الحقيقي أسابيع في مشروع إنشائي. أما التكلفة الملتزم بها فهي قيمة أوامر الشراء وعقود الباطن التي وقّعتها ولم تصلك فواتيرها بعد. وبجمع الالتزامات إلى الفعلي تحصل على تقدير أصدق بكثير للتكلفة عند الإنجاز لكل كود. وفي النظام، اعتماد أمر الشراء يقيّد الالتزام فوراً؛ ثم يحوّل الاستلام جزءاً منه إلى تكلفة فعلية ويحرر ما بقي من الالتزام المفتوح. ولهذا فأمر الشراء هنا حدث تكلفة لا مجرد مستند يُرسل لمورّد.

نعم، وأنت تختار السلوك لكل كود أو لكل مشروع. والخيارات المعتادة ثلاثة: تنبيه مقدّم الطلب مع السماح بالإرسال؛ أو اشتراط اعتماد إضافي من المدير التجاري أو مدير المشروع حين يتجاوز الملتزم مع الفعلي الموازنة؛ أو المنع الكامل. والموازنة المتبقية تُعرض على مقدّم الطلب قبل الإرسال، وهو ما يوقف أغلب هذه الحالات قبل وصولها إلى معتمِد. وأياً كان الإعداد، يُسجَّل الاستثناء ومن أفرج عنه.

تُلتقط فاتورة المورّد بحقولها — الرقم الضريبي ومرجع الفاتورة ورمز الاستجابة وتفصيل البنود — وتُطابَق مع أمر الشراء ومع سندات الاستلام. ويتحقق النظام من ألا تتجاوز الكمية المفوترة الكمية المستلمة، ومن أن سعر الوحدة يطابق سعر أمر الشراء ضمن حدود التسامح التي تضبطها. فالمطابق نظيفاً جاهز للقيد والسداد. وما خرج عن الحدود يُحتجز في قائمة استثناءات مع بيان السبب، ليصحح صاحب الصلاحية الاستلام أو يصدر تعديلاً على أمر الشراء أو يعتمد الفرق. وضريبة المدخلات تُؤخذ من السجل نفسه لإقرارك الضريبي.

نعم. سند التحويل ينقل الكمية من المخزن المرسِل إلى المستلِم وينقل القيمة معها — فيُحمَّل كود تكلفة المشروع المستلِم ويُضاف للمشروع المرسِل رصيد بقيمة التحويل التي تضبطها. وبغير ذلك يحمل المشروع الذي صادف أنه اشترى المادة تكلفة لم يستهلكها، ويصير ضبط التكاليف خاطئاً في الطرفين. والتحويلات تتطلب اعتماداً وتترك سجلاً موقّعاً لكل مخزن.

سندات الاستلام والصرف والتحويل مبنية للجوال أو اللوح عند البوابة — نموذج قصير مع إرفاق صورة، لا شاشة مكتبية. والواجهة تعمل بالعربية أو الإنجليزية لكل مستخدم، والتواريخ هجرية أو ميلادية، والاستضافة داخل المملكة. وإن كان الاتصال في موقعك متقطعاً فعلاً، فاطرح ذلك في العرض التجريبي ونكون محددين فيما يعمل دون اتصال وما لا يعمل، بدل وعد لا نستطيع الوفاء به.

تتشارك أكواد التكلفة نفسها والدفتر نفسه. فالمادة التي تصرفها لمقاول باطن تُسجَّل على عقده وتظهر خصم استرداد على شهادة دفعه التالية، بجوار ضمان الأعمال واسترداد الدفعة المقدمة. وعلى جانب المالك، تغذّي التكلفة الملتزم بها والمتكبّدة على كل كود تقريرَ تكلفة المشروع والتقدير عند الإنجاز خلف مطالبات الإنجاز والمستخلصات. ولا أحد يعيد الإدخال بين نظام مشتريات ودفتر عقود باطن وجدول فوترة.

نعم. الموردون وهيكل أكواد التكلفة وأوامر الشراء المفتوحة وأرصدة المخزون الافتتاحية لكل مخزن تُستورد عند التطبيق، غالباً من مخرجات Excel لما تستخدمونه اليوم. وتصل أوامر الشراء المفتوحة بقيمتها الملتزم بها المتبقية فتكون صورة الموازنة صحيحة من اليوم الأول. ونطاق الترحيل يُتفق عليه قبل بدء المشروع فلا مفاجآت، والتطبيقات المعتادة تنطلق خلال أسابيع لا أرباع.